学校各单位：

根据《新乡医学院集中采购工作管理办法》（校发〔2017〕14号）、《新乡医学院集中采购工作管理办法补充规定》（校发〔2021〕1号）及校纪委关于对重点领域相关职能监督情况开展督查的通知要求，为进一步规范学校各单位的分散采购行为，学校于6月28日至7月8日组织开展了分散采购专项检查工作，现将检查情况通报如下：

一、基本情况

1.通知情况。6月28日，校园网发布了关于开展分散采购专项检查工作的通知，明确检查内容、检查方式和工作要求。7月6日采购与资产管理微信群进行了通知转发，通报了自查报告递交情况。

2.检查内容。本单位分散采购制度建设、队伍建设情况;分散采购是否按照学校相关规定和本单位分散采购工作实施细则组织实施；分散采购过程规范性情况（项目决策情况、供应商报价单与评审会议记录或网络询价记录、函件询价记录、电话询价记录、市场现场询价记录等；采购工作资料立卷归档等）；分散采购是否存在“化整为零”情况；验收记录。

3.单位自查。各项目单位于7月5日前对本单位2021年上半年分散采购活动进行全面自查，并填报了《新乡医学院分散采购项目汇总表》，至本次检查工作结束收到20个单位的汇总表，共有项目52项，涉及金额约240万元。

4.学校检查。7月7日至7月8日，国资处会同财务处和审计处对8个单位48个分散采购项目进行了检查，检查项目覆盖率92%。

二、存在的主要问题

通过检查发现，采购过程总体比较规范，检查中发现个别存在“化整为零”现象的单位已进行了项目合并，部分单位存在项目档案归档不及时，资料缺失等问题。

1.分散采购工作实施细则未及时修订

在检查中发现5家项目单位的分散采购工作实施细则未制定。

2.采购决策程序不明确

部分项目单位采购缺乏采购履行集体决策的支撑材料。

3.采购过程的规范性有待加强

通过对采购信息的发布、评审记录（或电话询价记录、市场询价记录）监督检查发现，各教学单位5万元以上的采购项目进行了信息发布，信息发布较好，但部分采购项目存在无评审会议记录或询价记录现场提供不完整，项目单位采购需求不明确，供应商响应信息不完整的情况，后期合同履行存在风险。

4.采购工作人员配备不合理

部分单位的验收小组人员和采购小组人员高度重叠，建议按照采验分离的原则，将人员合理安排。

5.采购资料立卷归档不完整

部分项目单位存在采购资料没有及时立卷归档或归档材料中缺少立项审批表、合同、验收报告等相关支撑材料。

三、整改及工作建议

1.尽快完善分散采购工作实施细则

项目单位尽快制定完善本单位分散采购工作实施细则，建立健全内部控制制度，明确采购活动的决策和执行程序，建立相互监督、相互制约的工作机制。

2.加强备案管理

项目单位对预算5万元以上的分散采购项目完成立项审批后，及时报国资处招标科备案，在备案审批通过后方可组织分散采购活动。

3.严格采购过程管理

项目单位要严格按本单位分散采购工作实施细则进行采购活动,严格履行集体决策程序，在进行项目评审时，不接受采购预算的报价，不得超预算采购，提高技术参数制定的科学性及合理性的，细化售后服务、违约责任的要求。

4.严禁“化整为零”

采购单位要认真履行分散采购工作中担负的主体责任，不得将应当学校集中采购的项目（预算金额>10万元）化整为零或者以其他任何方式规避学校集中采购,确保分散采购项目采购需求合理和采购过程合法合规。

5.做好合同签订和验收工作

项目单位签订采购项目采购合同，履行合同履约主体责任，要依据采购内容进行，严格把控验收环节，同一项目采购人员与验收人员做到职责分离，做好验收记录。

6.做好档案管理

项目单位要做好采购评审记录、采购资料整理及立卷归档等工作。

国有资产与实验室管理处（招投标办公室）今后将结合审计、财务数据加强对分散采购项目的信息比对，严格分散采购管理工作，并进一步做好采购服务工作。

                       国有资产与实验室管理处

                          2021年8月27日