第一章 总则
第一条 为加强对学校采购代理机构的管理，促进学校采购工作规范进行，根据《中华人民共和国政府采购法》、《政府采购代理机构管理暂行办法》、《河南省政府采购代理机构管理实施办法》和《新乡医学院集中采购管理办法》等规定，制定本办法。
第二条 本办法所称采购代理机构（以下简称代理机构）是指经过公开遴选并择优录入学校采购代理机构库的所有代理机构。
第三条 财务与资产管理部负责组织开展代理机构的遴选、建库、抽取委托代理采购等工作，主动接受纪检监察部门的监督。
第四条 代理机构在委托权限内，代理实施学校的货物、工程和服务采购活动。
第二章 代理机构库的建立
第五条 代理机构应符合下列入库基本条件：
（一）具有独立法人资格；
（二）纳入政府采购代理机构名录；
（三）具有固定的办公场所，具备招标采购工作必需的开评标场地和设备设施；
（四）拥有熟悉政府采购法律法规、具备编制采购文件和组织采购活动等相应能力的专职业务团队，项目负责人（指拟派学校的项目经理）须在本单位从事招标采购工作一年以上，且具有招标（政府采购）相应的从业资格证书。
第六条 公开遴选程序如下：
财务与资产管理部具体负责公开遴选工作，成员由财务与资产管理部、审计事务部、法制办公室负责人组成。遴选公告在校园网公开发布，采取实地考察、到校答辩等方式对报名的代理机构统一打分，按照得分顺序，经集中会议研究确定拟入库名单。
第七条 遴选拟入库的代理机构名单在校园网公示，公示无异议后录入采购代理机构库。
第八条 代理机构库原则上每3年进行一次调整。在入库代理机构数量无法满足学校采购工作需要时，采购管理部门可适时补充代理机构库，具体程序参照第六条。
第三章 代理机构库的使用及管理
第九条 入库的代理机构应服从学校管理，按照“一项目一签订”的方式，签订委托代理服务协议，约定双方权利义务，明确采购代理范围、权限、期限；档案保存、代理费用收取方式及标准；协议解除及终止、违约责任等。
第十条 入库的代理机构应严格按照委托代理服务协议的约定，依法依规精心组织开展采购代理业务。相关开标及评审活动应当全程录音录像，录音录像应当清晰可辨，音像资料按国家相关标准保存和存档备查，评审资料及时报送。
第十一条 入库的代理机构不得擅自更换和撤离项目负责人，确因不可抗力情形（如离职、产假等）导致不能履职的，应以书面形式申请变更为有同等资格的人员，报采购管理部门同意后方可变更。项目负责人变更，提出申请到审批通过前，暂停该代理机构代理业务的抽取资格。
第十二条 采购管理部门根据采购项目特点，结合代理机构专业领域和综合服务水平等，择优选择相应代理机构。
政府集中采购项目：在学校审计事务部的监督下，一般项目采取随机抽取的办法，从采购代理机构库中抽选；特殊项目先筛选出不少于3家综合服务水平高、项目适应性强的代理机构，从中进行随机抽取；重大项目也可另外通过公开遴选方式选择代理机构。
学校集中采购项目：采购管理部门根据项目特点选择随机抽取、同类同时段项目打包抽取、根据项目类型选定等多种方式进行。
第十三条 预算金额400万元以上的同类重大项目，原则上不连续委托同一代理机构。
第十四条 采购管理部门负责代理机构日常考核，记录代理服务行为，建立负面清单。采购代理项目分配时，可根据服务质量、服务水平进行调整。
第十五条 代理机构应积极配合学校和上级部门的各类监督检查。
第十六条 代理机构出现本条（一）至（五）款任意一款情形的，由财务与资产管理部发出警告并责令限期改正，整改完成后暂停其项目代理1至3个月；出现本条（六）至（十）款任意一款情形的，由财务与资产管理部发出警告并责令限期改正，整改完成后暂停其项目代理6至12个月。整改期间不得代理新项目；有正在代理的项目的，在确保安全的前提下，可将代理项目完成。
（一）采购文件或信息公告中存在疏漏、歧义、错误、前后表述不一致等情形的；
（二）评标结束后未及时发布结果公示或迟延发放中标通知书的；
（三）未及时移交评标资料或未妥善保存采购文件的；
（四）由于代理机构的原因未及时退还投标保证金的；
（五）未按照规范流程履行职责，或存在其他不规范、不专业行为的；
（六）采购文件存在以不合理条件限制、排斥潜在投标人或采购文件内容受到有效质疑、投诉的；
（七）信息公开媒介、内容存在错漏且未及时更正，影响采购进程的；
（八）未对开评标活动进行全程录音录像的；
（九）未按规定向政府主管部门报批或报备相关材料的；
（十）未经学校书面许可擅自更换项目负责人的。
第十七条 代理机构有下列情形之一的，学校应终止委托合同，并依法追究其相应的法律责任：
（一）在所代理的采购项目中投标或代理投标的；
（二）为所代理的采购项目的投标人提供咨询的；
（三）与投标人存在利害关系应提出回避而未主动提出回避的；
（四）编制的采购文件中存在重大缺陷或者文件内容违反国家有关强制性规定的；
（五）与投标人或者评审专家串通，损害学校合法权益的；
（六）泄露与招标投标活动有关的情况和资料的；
（七）拒不接受学校或上级部门的监督，或弄虚作假、隐瞒事实真相的；
（八）篡改或丢失采购文件、开评标资料或音像资料的；
（九）无正当理由不代理学校委托的采购项目，或将代理项目转包的；
（十）其他违反法律法规、上级文件或严重损害采购当事人合法权益的。
第四章 代理机构库的考核评价
第十八条 采购管理部门负责招标代理机构的考核工作。坚持统一标准、客观公正、实事求是的原则开展工作。
第十九条 考核的主要内容：分为代理程序和过程，采购文件的编制和发售，代理效率和质量等。
（一）代理机构代理程序和过程评价：代理程序是否合法合规；相关信息是否按指定的媒体、规定的时间节点发布；招标材料是否合规合法合理，是否设定限制性、排他性、歧视性条款；相关费用的收取是否合规合理；是否积极合理的处理各种质疑和投诉等内容。
（二）编制和发售采购文件的质量和流程评价：采购文件中的技术标准是否有不符合国家强制性标准，是否存在缺陷和错误；原装进口产品的采购是否经过论证、公示和审批；是否按规定的时间发售采购文件；采购文件售价是否合理或者超出规定标准等。
（三）代理效率和质量评价内容：所代理项目是否有完整、合理、可行的实施计划；代理项目人员是否配置齐全、职责明确，有专职的项目负责人；项目负责人的从业资格、业务水平、综合素质、代理行为是否符合达到相应要求；代理过程是否态度端正、热情、细致和耐心；从业人员运作程序是否规范等。
第二十条 考核的项目、考核形式和考核档次。凡代理总价50万以上项目须填写“新乡医学院代理机构评价表”。考核工作分平时单个项目评价和年终综合考核（见附件1：新乡医学院采购代理机构服务项目评价表；附件2:新乡医学院采购代理机构年终考核表）,考核分为优、良、中、差四个档次。
第二十一条 凡代理的项目出现责任事故或年度综合考核等级差的招标代理机构，限期整改或暂停委托。
第五章 附则
第二十二条 本办法由财务与资产管理部负责解释，与上级法规规定不一致的按上级法规执行。
第二十三条 本办法自印发之日起施行。
附件:1. 新乡医学院采购代理机构服务项目评价表
2. 新乡医学院采购代理机构年度考核表
