中共河南医药大学委员会文件
校党字〔2025〕26号
关于印发《河南医药大学国内公务接待管理办法（修订）》等14项规章制度的通知
全校各单位：
《河南医药大学国内公务接待管理办法（修订）》等14项规章制度已经学校党委会议审议通过，现印发给你们，请认真抓好贯彻落实。
附件：1. 河南医药大学国内公务接待管理办法（修订）
2. 河南医药大学校长信箱管理办法（修订）
3. 河南医药大学关于加强“三平台一信箱”管理的实
施办法（修订）
4. 河南医药大学关于加强和改进校领导班子成员调
查研究工作的实施意见
5. 关于进一步改进会风文风政风的有关规定（修订）
6. 河南医药大学干部约谈实施办法
7. 河南医药大学教师休息室使用管理办法
8. 河南医药大学科研评价管理办法
9. 河南医药大学大型仪器设备开放共享管理办法
（试行）
10. 河南医药大学职称自主评审实施办法（修订）
11. 河南医药大学收费管理办法
12. 河南医药大学培训费管理办法
13. 河南医药大学会计档案管理办法
14. 河南医药大学教职工因公临时出国（境）管理办
法（试行）
中共河南医药大学委员会
2025年7月17日
河南医药大学会计档案管理办法
第一章 总则
第一条 为了加强和规范会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》及《电子会计档案管理规范》（DA/T 94-2022）等有关法律和行政法规，结合高校会计档案管理实际，制定本办法。
第二条 本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的、记录和反映单位经济业务事项的、具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备直接形成或接收、传输、存储并归档,记录和反映单位经济业务事项，具有凭证、查考和保存价值的电子会计资料。
第二章 管理职责
第三条 学校会计档案由财务与资产管理部和图书馆（档案馆）共同管理。财务与资产管理部负责会计档案移交前的立卷、归档、装订、保管、查阅等项工作，保管期限一般为1-3年。图书馆（档案馆）负责会计档案移交后的存放、查阅、保管和电子档案系统维护以及会计档案保管期满后的销毁等工作。财务与资产管理部、图书馆（档案馆）要明确会计档案管理岗位的职责，建立健全会计档案内部控制制度。
第四条 下列会计资料应当进行归档：
（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；
（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账及其他辅助性账簿；
（三）财务会计报告，包括年度财务会计报告、会计报表、附表等；
（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。其他具有保存价值的会计资料包括工资薪金发放清册、财务与资产管理部缴销的各种发票及收款收据存根、会计电算化处理授权登记或使用权限备案表、各种财务数据软盘等。
（五）电子会计档案，包括以电子形式储存的、具有可靠安全防护技术和措施的、属于以上会计档案归档范围的电子会计资料。
第五条 同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：
（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；
（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；
（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；
（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；
（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；
（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
第六条 满足本办法第五条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。
第七条 电子会计资料应形成相应格式的独立的电子文件进行归档。会计资料归档版式应当使用符合《电子签名法》加密数据格式、OFD格式、PDF格式或其他符合长期保存要求的版式格式，为方便解析和统计,可同步输出类 XML描述文件归档。
第八条 会计档案的日常管理
（一）归档的会计档案必须完整、准确、系统地反映学校财务管理、会计活动的全过程。学校财务部门采用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出的纸质会计档案,并将电子档案材料同步归档。
（二）应归档的会计档案由财务会计部门负责整理立卷，装订成册。账簿扉页加“经办人员一览表”和“账户目录”，编页码，活页账封成死页账。
（三）财务软件系统应设置系统管理员，负责会计电子档案的管理工作，包括数据备份，数据恢复和清理硬盘等，由系统管理员专职执行并对安全的负责。
（四）系统管理员必须妥善保管好会计数据的备份移动硬盘，备份移动硬盘由系统管理员保管。备份移动硬盘应装在保护封套中，存放在安全，洁净，防热，防潮，防磁的场所，并定期进行转储。备份移动硬盘不得外借。
（五）系统管理员必须经常对服务器硬盘上的会计数据建立备份，每月备份不得少于两次。不得直接对服务器硬盘上的会计数据和作为正式档案的移动硬盘上的会计数据进行任何非法操作，不得随意删除服务器硬盘的数据。恢复系统数据必须使用最新的正式备份。
（六）电子会计资料收集时应进行真实性、完整性、可用性和安全性检测，经检测合格的电子会计资料方可进行整理归档。
第三章 归档与移交
第九条 会计档案的归档时间
（一）会计年度内，由专人负责会计、财务资料整理立卷，装订成册并标注档案名称、年度、保管期限及页码，即形成会计档案。
（二）电子会计资料收集完成后应及时整理。其中,电子会计凭证、电子会计账簿、电子固定资产卡片、电子财务会计报告及其他电子会计资料应分别在会计年度结束后1个月内、会计决算后1个月内、固定资产报废后1年内、电子财务会计报告生成后1个月内、会计年度结束后3个月内完成整理。
（三）会计年度终了，财务系统管理员将当年形成的会计数据电子资料备份并详细标注，整理归档，包括：各核算账套、工资、学生收费、一卡通系统等数据。
（四）采用电算化处理自动生成的账簿应在次年3月份之前打印出纸质会计账簿。
第十条 会计档案归档后，由财务与资产管理部门临时保管1-3年，期满之后，由财务与资产管理部指定专人编制移交清册，交至学校图书馆（档案馆）保管。
第十一条 会计档案移交时，由财务与资产管理部编制移交清册（包含档案名称、册数、起止年度、编号等），交接双方逐份清点，无误后双方签章确认，移交时原则上保持原卷册的封装，如个别需要拆封整理，应经财务与资产管理部的领导批准，并由财务与资产管理部、图书馆（档案馆）的经办人员共同拆封整理，以分清责任。
第四章 保管与利用
第十二条 会计档案的查阅
（一）建立查阅登记制度，有关人员通过“一网通办”-“会计档案查询”模块申请查阅。
（二）本校人员需查阅或复制会计档案，须由财务与资产管理部有关主管会计陪同。外单位使用人员查阅或复制会计档案，须持有单位介绍信，经过财务与资产管理部领导批准，并由财务与资产管理部会计人员陪同。
（三）查阅或复制会计档案的人员，不准随意拆卷撕面、涂改、勾划，对违反规定，损坏丢失档案情节严重者，根据《中华人民共和国档案法》有关条款进行处罚。
第十三条 会计档案的保管
（一）归档保存的会计档案，在整理立卷的基础上，要分类编造清册。在清册中能集中体现出会计档案的类别、起止时间、卷次、卷内张数、全年共计册数及保存年限等内容，上架摆放整齐。档案室内的档案要妥善保管，严防损坏和丢失，做好防火、防盗、防潮、防霉、防鼠，确保会计档案的安全。
（二）对于电算化会计档案，应采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全，电算化档案的磁盘、光盘还要防磁、防折。
第十四条 会计档案的保管期限
会计档案的保管期限，按《中华人民共和国会计档案管理办法》办理，保管期限的计算从会计年度终了后第一天起计算。电子会计档案与纸质会计档案的保管期限一致；
第五章 鉴定与销毁
第十五条 会计档案的鉴定及销毁
（一）会计档案保管期满，需要销毁时，由财务与资产管理部、审计事务部和图书馆（档案馆）组成鉴定小组，提出销毁意见，编造销毁清册，报主管校长及档案主管部门批准销毁，并在销毁清册上签名或盖章。“会计档案销毁清册”要长期保存。
（二）保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷并在档案销毁清册中列明，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结为止。
（三）对应销毁的会计档案中，仍具有保存价值的重要档案，应将其抽出，另行整理立卷，单独长期保存。单独抽出立卷的会计档案，应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第六章 附 则
第十六条 本办法由财务与资产管理部负责解释。
