河南省（新乡医学院）医药卫生类查新站规章制度

河南省（新乡医学院）医药卫生类查新站查新规章制度健全，制定了多项管理制度：《查新站职责与义务用户须知》、《查新人员工作规范》、《查新咨询专家行为规范》、《查新用户须知》、《查新委托制度》、《查新工作审核制度》等，规范了查新业务管理。

一、查新工作站职责与义务

（一）查新工作站职责

1. 认真执行科技部、教育部的有关政策和规定，遵循实事求是、质量第一、科学公正的原则进行工作。

2. 对本单位查新咨询工作人员进行培训、教育、考核及奖惩；参加授权部门举办的有关会议、业务培训、学术活动，并承担科研及其他有关任务。

3. 查新工作站必须保证查新咨询质量，对其出具的查新报告负责。如发生查新咨询纠纷，接受授权部门的质询、调查和处理、或接受法律仲裁。

4. 查新检索人员因玩忽职守、徇私舞弊，出具错误或不合格查新报告，由查新单位负责，并追究有关人员的责任。

（二）查新单位义务

1. 查新工作站有为委托查新单位或个人保守技术秘密的义务。

2. 委托查新单位或个人对所出具的查新检索结论持有异议而理由正当者，查新工作站有复查义务。

3. 查新工作站有认真负责，保证查新质量，如实提供证明材料的义务。

二、查新人员工作规范

（一）查新工作人员守则

1. 查新人员要有奉献精神，爱岗敬业，兢兢业业地做好每个项目的查新工作。

2. 严格按照查新工作程序和规章制度办事，热情为用户服务。

3. 查新人员应详细询问用户，了解查新项目的主要技术特征、参数、指标或发明点、创新点、技术进步点，并索取必要的技术资料，在阅读的基础上确定主题词、检索策略、检索范围以及数据库、检索刊、检索年限等。

4. 在检索查新过程中，应根据需要不断修正检索参数、检索范围、检索策略和主题词，直至全面、准确地查到所需的相关对比文献。

5. 工作人员对用户提供的技术资料和技术内容负有保密责任，不得对外泄露，如发现有泄露行为，将给予纪律处理。

（二）查新工作人员职责

1. 承担国家及教育部科研立项、成果申报和其他重要科技项目立项的查新咨询工作，在认真做好文献情报检索的基础上，着重做好分析对比、新颖性评价、复查审核等项工作。

2. 熟悉和执行查新咨询工作的有关政策、规定和制度，做好各项查新咨询服务工作。

3. 具有良好的职业道德、实事求是的科学态度和严谨的工作作风。

4. 积极参与技术培训、学术会议和其他有关学术活动，努力学习有关政策、理论、技能和最新科技知识，特别要注重了解、掌握国内外医学科技发展战略、方针政策、规划计划以及发展现状等，不断提高业务水平和综合分析能力。

三、查新咨询专家行为规范

查新机构应当建立查新咨询专家库，充分发挥查新咨询专家的作用，以提高查新质量。所聘请的咨询专家应对查新项目所属专业有较丰富的理论知识和实践经验，熟悉国内外该领域科学技术发展状况，在该领域有一定的权威性，并熟悉查新判断分析的原则和要点，以及具备严谨的科学态度、良好的职业道德和执着精神。

查新咨询专家应当遵守以下行为规范：

（一）不得掺杂私利。在向查新机构提供查新咨询服务时，应当客观、公正。

（二）维护查新项目所有者的知识产权。关于查新项目的所有材料应当全部退还查新机构，不得向其他组织或个人扩散，不得非法占有、使用、提供、转让他人的科技成果。

（三）不得向查新机构明确指定的人以外的组织或者个人披露关于查新项目的科学技术内容和查新结论。

（四）不得以个人身份接触查新委托人、成果完成人、成果使用者、课题组成员、课题下达者或者课题委托者，如确需核实补充某方面信息，可向查新机构提出要求。

（五）不能使用、依赖没有充分依据支持的、关于某些特征的结论和判断；也不能使用、依赖未经充分依据支持的、认为这些特征综合在一起可能会使查新项目的查新结论最好化或者最差化的判断。

（六）应当在与查新机构商定的时间内完成查新咨询事务。

（七）提供的查新咨询意见应当清晰、准确地反映查新项目及其相关情况的实际，不得误导。查新咨询意见应当包含足够的信息，使得查新机构能够正确理解。

（八）不得以各种方式收取查新机构之外的任何组织、个人提供的有关查新产咨询费或者有价物品。

四、查新用户须知

为作好课题查新服务，保证查新工作的独立、客观、公正，特拟定以下注意事项：

（一）为使查新委托能顺利进行，前来办理查新事宜的委托人应熟悉所委托的查新项目。

（二）用户应明确待查新课题类型，查新课题主要分为立项查新、成果查新和申报奖励查新三类，立项查新包括申报各级、各类科技计划，科研课题开始前的资料收集等；成果查新和申报奖励查新包括为开展成果鉴定、申报奖励等。

（三）用户应明确查新范围，分为国内、国内外两种。

（四）用户必须认真填写《科技查新委托书》，具体填写参考“查新工作实施细则”；

（五）用户务必提供一套能详细描述待查新课题（或发明）的技术资料及参考文献。如研究工作报告、技术报告、实验报告、测试报告、用户报告、鉴定证书及查新委托人列出的与待查新项目密切相关的国内外文献，应尽可能注明文献的著者、题目、刊名、年、卷、期、页等。如用户不能提供上述资料，则本站有权拒绝接受该查新委托，如因用户提供资料不实，造成查新失误的，我机构也概不负责。

（六）为使查新取得最佳效果，请用户与查新人员密切配合，详细介绍待查新课题的技术背景；但查新委托人不得干涉查新活动，不得向查新人员施加任何倾向性影响。

（七）一年以前的查新报告不予补查，必须重新委托查新。

（八）查新工作是一项科学性很强的工作，为确保查新工作的质量，一般需要五至十个工作日（遇节假日顺延），请用户安排好委托时间。

五、查新委托制度

（一）为确保科技查新工作顺利开展，为委托人提供高质量的《科技查新报告》，规范查新需求、沟通信息、提供资料、签订合同等行为，特制定本制度。

（二）委托人可通过电话、E-mail或当面向本查新机构提出查新申请，由查新值班人员指导委托人获取和填写《科技查新委托书》，将《科技查新委托书》提交至本查新机构工作人员或E-mail至指定邮箱。

（三）查新人员应与委托人就查新合同中的科学技术要点、检索词、查新点等充分沟通，委托人应提供有关参考文献、立项申请书、可行性研究报告等给查新人员，积极配合查新需要，但不得干预查新人员客观、独立地给出查新结论。

（四）委托人不得在完成委托后随意更改查新课题主要技术要点或查新点，若确需更改，应征得查新人员同意，重新确定报告日期。

（五）一年以前的查新报告可进行补充查新，两年以上的查新必须重新委托查新。

（六）查新业务实行有偿服务，收费标准按有关部门规定制定。最终查新结论不影响查新费用。查新项目已接受委托，若委托人提出取消查新，若查新报告已完成，委托人则需支付全部费用。

六、查新工作审核制度

（一）查新人员在完成检索工作及拟写好查新报告后，应将全部检索材料和查新报告初稿送交具有高级技术职称的审核查新员审核。

（二）审核查新员须审查查新员所进行的查新程序是否规范。

（三）审核查新员确定的检索工具、数据库选择是否合适；查新员选择的检索词及分类栏目是否恰当，检出的文献是否为同类研究文献，可比文献是否恰当。

（四）审核查新员收集到的相关文献是否齐全，对提出的密切相关文献判断是否正确。

（五）判断查新结论是否客观和准确；查新报告是否规范；对查新结论中的观念性错误、表达不确切之处及语病进行修改，并向查新员提出审查意见，供补充修改；经查新员重新修改并确定准确无误后，审核人员方可签字认定。

（六）经审核不合格的查新报告，应查明原因和责任，并及时重查；因工作敷衍塞责而造成查新不实的，应给予批评，甚至暂停其查新资格。

河南省（新乡医学院）医药卫生类查新站规章制度由图书馆（档案馆）负责修订和解释。

查新工作实施细则

科技立项和成果评价等查新工作是推进立项科学化及科技成果管理工作规范化的一个重要环节，是一项既严肃又具有很强科学性的工作。为确保查新工作质量，全面贯彻上级有关规定的精神，特制定如下查新工作实施细则，本单位查新工作人员务必遵照执行。其内容主要有：

一、委托查新项目的受理

（一）原则

    1. 委托查新项目由查新接待人员负责接洽、咨询、正式受理。

    2. 有下列情况之一时，接待人员可以拒绝接受查新委托。

（1）委托查新项目不属本单位查新专业范围；

（2）查新委托人不能出具与查新内容相关的技术资料；

（3）经多次沟通，查新委托人仍不能明确列出查新项目的查新点；

（4）查新委托人要求的交付报告时间过短，以致难以保证查新质量。

（二）委托受理程序

1. 指导查新委托人填写《科技查新委托书》，同时提醒委托人认真阅读“委托须知”。

2. 检查委托人所填写查新委托书相关内容是否全面、准确。

3. 请委托人提交能详细描述项目的技术资料，如项目的技术背景资料、总结报告、成果申请表或研制报告、所发表相关文献等，初步审查委托人提交的资料是否完备，是否符合查新要求。

4. 与委托人认真沟通，听取关于查新项目的情况介绍，了解项目的技术背景、研究内容、研究方法及技术特点，了解用户所掌握的该项目与同类研究的不同之处，初步判断查新项目的新颖点。

5. 与查新委托人就相关问题达成共识。如：查新要求、查新范围、查新报告出具时间、查新费用等。

6. 查新接待人员开具校内经费转账单，委托人去财务部办理转账手续，完成转账后提供给查新人员相关凭证，由查新接待人员填写查新报告委托登记表。

二、查新检索工作的实施

（一）检索前准备

在检索前，查新员要做好以下几项准备工作：

1. 认真、仔细地阅读查新项目的资料、分析查新委托人提出的查新点与查新要求，了解查新项目的科学技术要点。

2. 明确检索目的。

3. 根据检索目的初步确定查证主题的特指程度和学科范围的专指程度，使主题概念及相应检索词能准确地反映查新项目的核心内容。

4. 确定检索文献的类型和检索的专业范围、时间范围。

（二）确定检索年限

文献检索的年限应视查新项目类别、研究领域的发展情况而定，一般从查新之日前推10年到15年，技术转化和开发及其他类查新，从查新之日前推15年到20年。

（三）确定检索范围和检索工具

1.基本原则

查新员在完成以上检索准备后，应根据委托人提供的使用文献情况，确定检索范围和选择检索工具。在确定检索范围和选择检索工具时应遵循以下基本原则：

（1）检索词的确定和联机检索策略的制定应力求查全、查准，保证质量。

（2）检索词选择要考虑能够表达检索概念的所有不同的词，如：同义词、隐含词、替代词、缩写词、以及检索词的英、美不同拼写法等。

（3）检索时，每一国内外（国外）查新项目外文文献部分，均应根据课题要求需经过Dialog国际联机检索。

（4）所有涉及委托项目的中文数据库均必须检索，放宽检索范围，通过人工判断对文献进行筛选，以防漏检。

（5）查新员检索出有关题录或文摘后，与委托人提供的技术资料进行对比分析，作出正确判断，密切相关文献必须查找原文，复印件应作为查新报告的附件。

三、撰写查新报告

查新报告是查新机构用书面形式就查新事务及其结论向查新委托人所做的正式陈述。查新员所出具查新报告内容应当符合查新委托要求，应如实地反映检索情况和检索结果。

（一）查新报告具体内容

1. 查新报告编号，查新项目名称，查新委托人姓名，查新委托日期，查新机构的名称、地址、邮政编码、电话，查新员和审核员姓名，查新完成日期。

2. 查新目的、查新项目的科学技术要点、查新点与查新要求、文献检索范围及检索策略、检索结果、查新结论。

3. 查新委托人要求提供的其他内容。

（二）查新报告基本要求

1. 查新报告采用科技部规定的格式；内容符合查新委托要求；提交的时间和方式符合双方的约定。

2. 查新报告应当采用描述性写法，使用规范化术语，文字、符号、计量单位应当符合国家现行标准和规范要求；不得使用含意不清、模棱两可的词句；应当包含足够的信息，使查新报告的使用者能够正确理解。

3. 查新报告中的任何分析、科学技术特点描述、每一个结论，都应以客观事实和文献为依据，完全符合实际，不包含任何个人的主观判断和偏见。

4. “文献检索范围及检索策略”应当列出查新员对查新项目进行分析后所确定的检索系统、数据库、年限、检索词等。

5. “检索结果”应当反映出通过对所检数据库命中的相关文献情况及对相关文献的主要论点进行对比分析的客观情况。

检索结果应当包括下列内容：

（1） 对所检数据库命中的相关文献情况进行简单描述；

（2） 依据检出文献的相关程度分国内、国外两种情况分别依次列出；

（3） 对所列主要相关文献逐篇进行简要描述（一般可用原文中的摘要或者利用原文中的摘要进行抽提），对于密切相关文献，可节录部分原文并提供原文的复印件作为附录。

6. 查新结论应当客观、公正、准确、清晰地反映查新项目的真实情况，不得误导。

查新结论应当包括下列内容：

（1） 相关文献检出情况；

（2） 检索结果与查新项目各查新点的对比分析；

（3） 根据对比分析做出客观性结论。

7. 查新员应当根据查新项目的查新点，将检索结果分为密切相关文献和一般相关文献。

8. 检索附件包括密切相关文献的题目、出处及其原文复制件；一般相关文献的题目、出处及其文摘。

9. 有效的查新报告应当具有查新员和审核员的签字，加盖查新机构的科技查新专用章。

四、查新报告的审核

查新人员在完成检索工作及拟写好查新报告后，应将全部检索材料和查新报告初稿送交具有高级技术职称的科技查新审核员审核，审核员须审查查新员所进行的查新程序是否规范；查新员确定的数据库是否合适；选择的检索词及分类栏目是否恰当；检出的文献是否为同类研究文献；可比文献是否恰当；查新员收集到的相关文献是否齐全；对提出的文献判读是否正确；查新结论是否客观和准确；查新报告是否规范；并向查新员提出审查意见，供补充修改。

经审核不合格的查新报告，应查明原因和责任，及时重查；因工作敷衍塞责而造成查新不实的，应给予批评，直至暂停其查新资格。

五、文件归档

（一）查新档案内容

每一查新项目的档案均应包括保存两种形式：书面材料形式和电子版本形式。

书面材料包括：查新委托书、查新报告（包括附件）、查新项目的主要科学技术资料、查新人员的工作记录等。

电子形式包括：查新报告和相关检索结果。

（二）查新档案管理

每一个查新项目的相关材料由该项目的查新员负责收集、整理、归档。查新完成之后，所有关于该项目的材料应当及时移交档案保管人员。

电子版本的查新报告及相关文献检索结果也同时由查新员发送给档案保管人员进行归档。

                                                                                           图书馆（档案馆）

                                                                             二〇二四年三月