新乡医学院文件

校字〔2025〕18号

 

关于印发《新乡医学院会议费管理

办法（试行）》的通知

各有关单位:

《新乡医学院会议费管理办法（试行））》已经校长办公会审议通过，现印发给你们，望认真遵照执行。

新乡医学院

2025年5月23日

 

新乡医学院会议费管理办法（试行）

 

第一章 总 则

第一条 为贯彻国家厉行节约反对浪费相关规定，落实过紧日子要求，进一步加强和规范会议费管理，严格控制会议费支出，提高资金使用效益，根据《河南省省级会议费管理办法》（豫财行〔2025〕4号）、《关于进一步深化省级财政科研经费管理改革优化科研生态环境的若干意见》（豫财科〔2021〕57号）等文件精神，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于学校以及学校所属各二级单位（以下简称“各单位”）举办的各类会议，包括业务会议（国内业务会议和国际业务会议）、管理会议。

业务会议是指因教学、科研业务需要举办的业务性会议，包括学术交流会、学术论坛、学术研讨会、学术座谈会以及教学科研项目答辩会、评审会、论证会、启动会、中期检查会、结题验收会、成果推广会等。

管理会议是指业务会议之外的其他会议,包括工作总结会、工作布置会、工作交流会、工作座谈会、工作评审会等。

第三条 各单位举办各类会议应当坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则，严控会议数量、会期、规模、规格，提升质量效率。

第二章 会议的审批和管理

第四条 各类会议在举办前，应提出申请，编制会议费预算审批表（附件1），按相关程序审批。会议费预算需列明会议的名称、会议类别、主要内容、时间、地点、举办会议的方式（举办、受托承办、协助举办）、代表人数、工作人员人数、经费来源及开支明细等。

第五条 会议实行归口管理和审批。

（一）使用科研经费举办的一般性会议，由项目负责人审批。

（二）使用部门经费、专项经费举办的会议，5万元以下的，由经费负责人审批；5万元（含）以上的，由经费负责人审核后，报分管校领导审批。

会议费超过我校招投标限额需要招标的业务，按规定程序进行招投标，参会人员中包含外籍人士（非我校聘用人员）的业务会议，还应报国际教育学院（国际交流与合作处、港澳台事务办公室）按相关程序审批。未经批准召开的会议，财务部门不予报销会议费用。

第六条 学校及各单位举办的国内会议均属于省级会议类型中的第四类会议。四类会议会期原则上不得超过1天，项目评审、论证等小型会议确需延长会期的，需经分管校领导审批。会议报到和离开时间合计不得超过1天。参会人员原则上不得超过150人，其中工作人员应控制在会议代表人数的10%以内。

第七条 各单位召开会议应当改进会议形式，提倡采用线上会议形式，充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。

第八条 各单位选择会议地点时应遵循经济性、便利性原则,参会人员全部为校内人员的会议，原则上应在校内召开；参会人员以在新单位为主（超过50%为在新单位人员）的会议，原则上应在新乡市区内召开。对应在校内召开而选择在新乡市区召开或者应在新乡市区召开而选择在新乡市区外召开的会议，非科研项目经费须报分管校领导审批。任何单位不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。

第九条 会议召开地代表原则上不安排住宿，工作人员除必须住会的以外不安排住宿。

第十条 因特殊情况确需委托会务公司承办的会议，应择优选择承办单位并签订合同。会议费超过我校招投标限额需要招标的委托业务，按规定程序进行招投标，确定承办单位。

第十一条 协助其他单位办会并承担部分会议费的，应签订合同（协议）。合同（协议）中列明会议名称、会议内容、会议议程、参会人数、会议地点、分摊会议费用的理由和比例依据等。管理会议不得列支协助办会经费。

第十二条 受上级主管部门或其他单位委托承办会议，应根据委托单位性质、委托协议内容和会议类型，执行相应的开支标准。获全额资助的业务会议，资助方对会议标准、会议地点和开支范围有特定要求，并在资助协议中约定的，按协议执行。

第三章 会议费开支范围、标准和报销支付

第十三条 会议费开支范围。

（一）线下会议。会议召开所需的伙食费、住宿费及公杂费。

公杂费主要包括会议场地租赁费、交通费、文件印刷费、医药费等会议发生的必要支出，国际会议还可开支同声传译翻译费、同声传译设备租金费用。其中交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的和会议相关的代表考察、调研等发生的交通支出。

（二）线上会议。会议召开所需的设备租赁费、线路费、电视电话会议通话费、技术服务费、软件应用费、音视频制作费等。

第十四条 会议费核算列支。

（一）线下会议的费用开支实行综合限额控制，各项费用之间可以调剂使用。综合限额标准如下：

单位：元/天/人

会议类别		住宿费	伙食费	公杂费	合计
管理会议		280	100	20	400
业务会议	国内会议	280	100	20	400
	国际会议	330	140	80	550

1.会议定额标准是会议费开支的上限，各单位应在综合定额内据实报销，超支不补。

2.上表中“国际业务会议”标准是指外籍人士（非我校聘用人员）3人及以上且达到参会人数三分之一的学术会议，其他的业务会议为“国内业务会议”。

3.不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。

4.从科研经费列支的业务类会议，其综合定额标准可上浮10%执行。

（二）线上会议的费用不纳入前款规定的综合限额标准内核算,凭合法票据原则上在会议费预算内据实列支。

各单位应当按照厉行节约、提高效率的原则,通过市场调研、充分议价,合理选择线上会议应用系统。

第十五条 下列费用纳入会议费预算，但不计入会议费综合控制限额，根据经济用途从相应的支出科目中据实列支。

（一）会议代表城市间交通费。会议代表参加会议发生的城市间交通费，原则上回本单位报销。确因工作需要，邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费比照我校差旅费职级标准凭票据实报销。因与会议无关的理由，被邀请人绕行非必要经过城市（国家、地区）发生的此部分差旅费，不由本次会议费承担。

（二）参会专家劳务费。举办会议根据工作需要，可按有关规定向邀请参会专家发放咨询费、评审费、报告酬金等。

（三）同声传译设备租金，按会议期间人均每天不超 100元标准据实列支，科目列支在会议费中。

第十六条 严格会议费支出管理。

（一）严禁借会议名义组织会餐或安排宴请，会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量，安排自助餐或工作餐，严禁提供高档菜肴，不上烟酒；

（二）严格执行会议用房标准，住宿用房以标准间为主，不得安排高档套房；

（三）不得发放文件袋、笔记本、笔等各类办公用品和宣传品、礼品、纪念品、洗漱用品,不得列支鲜花、餐费之外的水果和食品等费用,工作会议会场不制作背景板；

（四）从严控制纸质会议材料数量,页数较多且不涉密的一般以电子文档形式发送；

（五）不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产,召开会议需使用资产的,应充分利用单位现有存量资产,如有缺口优先通过内部调剂解决；

（六）不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观,严禁组 织高消费娱乐、健身活动；

（七）严禁套取、虚列会议费用于其他开支；

（八）严禁在会议费中列支公务接待费等与会议无关的其他任何费用。

第十七条 会议结束后应当及时汇总票据，办理报销手续，举办会议相关的票据须一次性报销完毕，会议费报销应提供以下资料：

（一）经批准的会议预算审批表（附件1）；

（二）会议通知（含会议议程）；

（三）参会人员签到表（附件2）；

（四）会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭据（如委托第三方机构举办的会议，须附与会务公司签订的委托协议（合同）、受托方确认的会议费用汇总表、费用发票复印件和明细单据等凭证）。

第十八条 财务部门要严格按规定审核会议费开支，会议费在开支范围内凭据报销，对超范围、超标准开支的经费不予报销。会议用餐场所应与会议驻地一致，会议费用票据日期应与会议时间相符。

会议费管理遵循“收支两条线”的原则，所有会议收入由学校财务部门收取，严禁自收自支，在学校财务体外循环。

第十九条 会议费支付严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度有关规定执行，以银行转账或公务卡方式结算，禁止以现金方式结算。

对于使用多渠道资金举办的会议，按照成本补偿的原则，在不以盈利为目的前提下，各单位可适当向参会人员收取会议费，并在会议通知中显示收取标准。

按照成本补偿原则收取会议费的会议，应优先使用收取的会议费。

会议收取会务费、资助费的，由学校财务部门开具相应票据，纳入学校财务统一管理和核算。

第四章 监督检查和责任追究

第二十条 会议组织者和经办人员是第一责任人，对所经办会议经费的收支和原始凭证的真实性、合法性、相关性负直接责任。各单位负责人对本单位所举办会议涉及的经济事项负管理和监督责任。

第二十一条 学校监察、审计、财务等部门对各单位会议费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括：

　　（一）会议计划的编报、审批是否符合规定；

　　（二）会议会期、规模是否符合规定；

　　（三）会议费开支范围和开支标准是否符合规定；

　　（四）会议费报销和支付是否符合规定；

　　（五）会议费管理和使用的其他情况。

第二十二条 有下列行为之一的，由学校相关部门责令改正，对直接责任人和相关负责人按学校相关规定进行处理，发现涉嫌违犯党纪或违法犯罪的，按照规定移送相关部门处理：

（一）不经过审批召开会议的；

（二）以虚报、冒领手段骗取会议费的；

（三）虚报会议人数、天数等进行报销的；

（四）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；

（五）违规报销与会议无关费用的；

（六）以培训费名义列支会议费的；

（七）其他违反本办法规定的行为。

第二十三条 学校承办的各类会议，会议总支出不得超过经费来源，学校原则上不垫支资金。

第五章  附 则

第二十四条 本办法由财务与资产管理部负责解释。

第二十五条 本办法未尽事宜，如上级文件有明确规定的，从其规定。

第二十六条 本办法自发布之日起施行。

附件：1.新乡医学院会议费预算审批表

2.新乡医学院会议签到表

 

附件1

新乡医学院会议费预算审批表

举办单位				联系人和电话
会议名称				会议类别
会议时间				会议地点
举办会议方式		举办		受托承办	协助举办
参会人数：		其中工作人员人数：		经费支出项目名称、 项目编号
会议收 入预算	经费来源			金额	备注
	会务费收入
	科研经费
	财政专项拨款
	学校经费
	其他
	合计
会议支 出预算	费用类别			金额	备注
	会议费综合 定额内		住宿费
			伙食费

填表日期：  单位：  元