信息化管理在高校督查督办工作中的应用初探

王国军

（南京航空航天大学党政办公室，南京，210016）

摘要：督查督办是提高工作执行力，确保重要任务按期保质完成的重要抓手。传统的督查督办方式已不能适应新形势和新要求，借助信息技术开发督查督办平台，将信息化管理思维融入到督查督办工作中，是提升督查督办工作实效的必然选择。

关键词：信息化；督查督办；探究

引言

高校督查督办工作的主要任务有上级主管部门重要会议和文件精神、重大专项、重要工作部署以及上级领导批示交办事项在学校的贯彻落实情况，学校党委常委会、校长办公会以及其他党政重要会议决策执行情况，学校领导批示交办事项落实情况，学校年度重点工作以及各项计划、规划贯彻实施情况等。可以说，纳入督查督办的工作事项一般都具有重要程度高、落实难度大、完成周期长的特点，采用口头交办、电话通知或书面送达等传统的督查督办方式不仅耗时费力，而且很难实现事项落实过程的动态跟踪。借助信息化手段，开发督查督办信息管理系统，将督查督办事项的提出、立项、交办、办理、催办、办结、反馈、归档等环节都纳入到信息系统中，可大大提升督查督办工作的信息化、规范化、科学化水平，有效提升学校重点工作任务的执行力，从而确保学校党委和行政部署的重点事项事事有结果、件件有回音。

1 督查督办系统总体设计

1.1 系统设计目标

（1）建立督查督办基础数据库模块。收集、加工、分析、整理系统所需的各种督查督办事项数据，建立相应的数据库及管理系统。

（2）建立数据统计查询模块。为查询督查督办事项各项情况提供服务支撑。

（3）建立信息报送模块。实现文本、图片信息的上传发送，并自动生成显示信息名称、发送单位、报送人、时间、查阅状态等字段的记录。

（4）建立到期提醒模块。对临近办结时间要求的交办事项，进入催办阶段的事项以及有领导留言批示的情况时，系统自动发送短信至承办单位负责人进行提醒。

（5）建立互动交流模块。校领导、督办人、承办单位责任人可以通过该模块对督办事项进行情况互动交流。

（6）辅助功能模块。主要提供报表生成以及支持打印等服务。

1.2 系统设计原则

（1）标准化。系统采用标准的产品和技术，做到系统代码统一，设计标准规范，实现数据或信息全局共享，提高数据重用性便于后续的扩展和维护，同时易于向今后的先进技术实现迁移。

（2）灵活性。系统采用模块化结构，提高数据、程序模块的独立性，具有较好的开放性和结构的可变性，既便于模块的修改，又便于增加新的内容，提高信息系统适应环境变化的能力。

（3）可靠性。系统采用成熟的技术，具有较强的安全保密性、检错及纠错能力、抗病毒能力，抗干扰能力及受外界干扰时的恢复能力，保证整个系统安全、可靠运行。

（4）易操作性。人机界面友好，操作简单方便，信息的检索、浏览、修改、删除和统计都非常便捷。

1.3 系统功能模块框架

系统的功能即系统目标的实现，本系统的总体功能模块框架如图1所示。

图1督查督办系统功能模块框架

2 督查督办系统的具体实现

2.1 系统流程设计

（1）立项。学校督查办公室根据拟督办事项办理时限及办理要求提出督查立项意见，报学校督查工作领导小组审定后正式立项。

（2）交办。督办人将立项督办事项发主办单位，主办单位若无异议，抄送协办单位。若对交办事项有异议，可退回督办人进行重新确定主办单位。

（3）办理。主办单位按照时间节点和相关要求定期填报承办事项工作进展动态，到办结要求时间时，无论是否办结，均需提交办理结果报告。

（4）审核。督办人对主办单位提交的办理结果进行初步审核后，提交督查办公室审核，办结和终止的进入归档环节，未办结的进入催办环节。

（5）催办。督办人将未办结事项重新发主办单位进行事项交办，进入第二次督办程序，办理状态为催办。

（6）归档。督查事项完成后，将各种有关材料及时整理归档。

2.2 数据表设计及功能

（1）督办事项交办表。内容包括编号、名称、来源、具体描述、督办人、主办单位、交办时间、应办结时间、办理状态、办结时间、办理结果等字段。其中，编号可以实现自动编号功能，事项来源有会议决议、文件批示、领导交办以及其他等选择，办理状态有正在办理、正在催办、已办结、已终止等固定选项。

（2）工作进展动态表。督办人选定督办频次后，系统根据该事项在督办期内的督办频次，可自动生成若干空白可填区域，主办单位根据要求定期填写工作进展情况、存在的问题以及下阶段主要任务。

（3）互动交流信息表。督办人和相关校领导可以登录查看主办单位填报的工作进展动态，并可根据填报的具体内容，直接留言对主办单位提出意见建议。若有阶段工作进展填写或相关留言发生，系统可自动发送短信提醒相关人查看。

（4）办理结果报告表。督办事项应办结时间截止日之前或当天，主办单位填写事项办理结果。已按期完成的，简要陈述事项办理情况，并附上图片、文档等相关成果；未完成的，阐明原因及后续工作时间节点安排。结果提交时，系统自动生成提交时间。

（5）办结审定意见表。督查办公室填写最终的审定意见，结论为未完成、已办结和已终止。

2.3 系统的界面呈现

督查督办系统内置于学校OA系统内，在管理员模式、督办人模式以及承办单位（主办或协办单位）三个模式下运行，用户登录OA系统主界面即可看到督查督办专栏，但不同的用户登录显示的界面有所差异。专栏下直接显示的是正在办理状态的督办事项列表，每条事项记录包含有编号、名称、来源、具体描述、督办人、主办单位、交办时间、应办结时间、办理状态、办结时间、办理结果等字段，点击该事项记录即可查看该事项的具体办理信息。专栏左上角可选择已办结事项，点击可查看此类事项办理的具体情况。

3 结语

通过该系统的使用，预期可以实现三个目标：一是实现了督查督办工作的无纸化，提高了督查督办工作的规范性和效率，这也是实施精细化管理的客观需要；二是实现任务落实的全过程监控，工作努力程度一目了然，有利于改进工作作风和强化对干部的监督考核；三是督查督办信息管理系统不仅是督查督办工作的一种载体和方式，更是信息化思维在管理工作中的具体运用和体现，对推动高校的信息化管理将产生一定的积极影响。

参考文献

[1]王国军，网络环境下高校信息报送平台设计与实现[J].电子测试，2015 (3): 74-76.

[2]周旭，戴照力.做好高校办公室督查督办工作的理论思考[J].安徽农业大学学报（社会科学版）, 2011 (11): 66-69.

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