学校各单位：

档案工作是学校事业发展不可或缺的重要组成部分。档案资料作为记录学校办学治校全过程的原始凭证，是落实“存史、资政、育人”要求的核心载体，完整记录着学校立德树人的发展脉络、学科建设的攻坚历程和师生矢志奋斗的家国情怀，既是校史文脉的珍贵史料文献，也是学校坚守为党育人、为国育才初心的重要历史见证。

档案资源是档案工作的源头活水，是学校档案事业发展的基础。为加强我校档案资源建设，进一步丰富馆藏资源、完善历史记忆、全方位服务好师生和校友，现正式启动2002年以来全校范围内各处级单位历史综合档案收集整理移交归档工作，具体要求如下：

一、工作原则

1.各单位应高度重视综合材料归档工作，作为本单位日常管理工作的重要内容，并形成长效机制。

2.各单位应树立“大档案”意识，确保归档综合材料“应收尽收，应归尽归”，不得将公务活动中形成的应归档综合材料放置归档单位自行保管或被个人据为己有。

3.凡是已经产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供有关材料。

二、归档内容

学校各处级单位2002年1月1日--2026年12月31日所产生的具有保存价值的文件材料，原则上均应归档。有多年积压档案的单位也应及时整理并做好归档工作。立卷归档单位、各单位归档范围及归档要求请参照《河南医药大学档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度》（校字〔2026〕30号）执行（见附件1）。

三、归档要求

1.归档材料是在职能活动中形成的并且已办理完毕的各种类型的文件材料。

2.归档材料包括纸质文件材料和以硬盘、光盘为载体的声像文件材料等（如：数码照片、数码视频、数码录音等）。

3.文件类的归档材料以“件”为单位归档。校内发文的排列顺序为：正本—拟稿封面—底稿；上级来文的排列顺序为：文件处理签—正本。正文须加盖发文单位公章。底稿须使用碳素黑笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔等。OA办公系统中形成的电子文件要求纸质归档。

4.科研、基建、设备等专业性归档材料，以“卷”为单位整理立卷，加盖立卷单位公章，并保持归档文件材料的成套性、完整性。

5.报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料，以“册（本）”为单位移交。

6.归档材料应是加盖公章的原件，复印件原则上不得归档。本单位（部门）形成的归档材料需要备注时间，加盖单位（部门）公章。各类文件材料用纸大小一律采用国际标准A4型，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。归档文件材料要求字迹清晰、用纸规范，无圈画修改、未作任何标记、不含订书钉等金属物。使用传真纸打印的文件须复印，原件同复印件一起归档。计算机打印的文件材料须使用激光打印、不得使用喷墨打印、色带打印。

7.归档材料必须完整，如正本与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件等，均应齐全完整归档，不得遗漏和散失。兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不得缺项、漏项，不要把属于一个内容的文件材料人为地分割开或遗漏。

8.纸质归档文件一般应以件为单位编制页码，页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。文件材料已印制成册并编有页码的：拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。页码编写要求采用2B铅笔书写，不漏号不重号。

9.实物类（印章、证书、奖杯等）、声像类归档材料（照片、图片、音视频等）须在编制题名时体现事由（事件）及时间、地点、人物等要素。

四、归档程序

1.各部门归档综合档案请于2027年5月31日前完成移交。

2.文件材料归档时，档案馆按照归档标准对文件材料的归档质量进行检查验收，不符合要求的将不予接收，在规定限期整改合格后重新归档。

3.移交档案材料时必须填写《河南医药大学归档文件移交目录》（附件2），移交目录一式两份，交接双方签字盖章后，双方各留存一份备查。纸质版电子版同时提交。

五、队伍建设

1.各单位确定1名副处级以上领导为档案工作分管领导。

2.各单位应选配至少1名熟悉本单位业务、责任心强、严谨细致、具备相应工作能力的正式在岗职工担任兼职档案员，具体负责本单位档案材料的收集、保管、立卷、移交工作（工作职责见附件3）。大部制单位根据内设机构情况增加兼职档案员人数，最多不超过3人。

3.兼职档案员及其通讯方式应保持相对稳定，确因特殊情况需要变更人员或通讯方式的，要及时办理变更手续，确保工作连续性。

4.请各单位填写《河南医药大学立卷部门档案工作分管领导及兼职档案员信息统计表》（附件4），纸质版经本单位负责人签字、加盖本单位公章，2026年11月6日前报送至图书馆（档案馆）档案管理科，同时将电子版发至邮箱：xyda@hamu.edu.cn。

5.兼职档案员请扫描下方微信二维码进入“河南医药大学兼职档案员业务交流群”，以便业务上进行交流沟通。进群后请修改备注为“单位+姓名”，谢谢配合！

河南医药大学兼职档案员业务交流群

6.各单位在归档工作中应加强与档案与校史馆的业务沟通，确保归档工作顺利进行。

联 系 人：李老师 张老师

联系电话：0373-3029050

地 址：档案馆（南校区校史馆西南角）

图书馆（档案馆）

2026年10月23日